在中国内地使用德国境内出具的文件，往往需要在德国办理海牙认证后，才能在国内获得承认和使用。办理海牙认证时，具体需经过以下步骤：

一、原始文件的开具

一般只有德国行政或司法部门开具的文件，才能做公证认证手续，例如德国法院商业登记簿管理处（Handelsregister）出具的公司登记证明，德国各级法院的司法判决，德国各级政府部门出具的出生证明、未婚证明、无犯罪记录证明，等等。德国工商会（IHK）作为具备一定自治管理职能的准政府部门，所出具的原产地证明（Ursprungszeugnis），也可以直接办理海牙认证。

在德国境内企业或个人所签署的文件，例如，商业合同、法律声明、委托授权书、遗嘱，等等，需先经德国公证处制成具有公法效力的公证文书（notarielle Urkunde），才能办理公证认证手续。

此外，在德国居留的中国公民，办理某些特定个人身份证明文件时，例如，未婚声明公证，健在证明，等等，可直接向住所辖区的中国驻德国使领馆申请出具公证文件，具体请参考各使领馆的领事业务介绍。目前，中国驻德国使领馆拒绝办理房产委托公证和放弃继承权声明的领事公证，此类文件，需要通过德国公证处办理公证书后，再办理海牙认证。

二、初次公证（Vorbeglaubigung）

有些情况下，出具的原始文件不能直接办理海牙认证，只有经过上级主管部门的初次公证，才能申请海牙认证。基层行政部门出具的文件，初次公证的受理机关一般是县级政府主管内政事务的相应部门。

三、海牙认证（Apostille）或”附件证明书“

2023年11月起，《海牙公约》对中国大陆生效，德国境内出具的公证文书，需要办理海牙认证，才能在国内获得认可和使用。此前的中国驻德国使领馆的领事认证业务（Legalisation），已经同步废止，不再办理。海牙认证在国内的官方正式名称是”附加证明书“。

德国境内受理海牙认证的主管部门，视出具原始文件的具体部门而定。地方各级行政部门所出具的文件，由相应的州级行政机关受理海牙认证；联邦行政部门所出具的文件，由德国联邦外事局（BfAA）受理海牙认证；德国各级法院所做的司法判决，一般由州级法院的公证部门受理海牙认证。此外，公证处出具的公证文书和法庭宣誓翻译所做的翻译文书，由本辖区所在的州级法院负责受理海牙公证。